Importer mouvements de la caisse

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Les mouvements de la caisse peuvent être gérés séparément du fichier comptable principal à l'aide du Cash Manager. A intervalles réguliers, les mouvements sont importés dans le fichier comptable principal, en les regroupant selon une période sélectionnée.

Dans ce cas, vous avez deux fichiers distincts :

  1. un fichier contient toutes les données de la comptabilité générale (y compris le compte caisse)
  2. un deuxième fichier contient seulement les données de la caisse. 

Afin de pouvoir intégrer les données de la caisse dans la comptabilité principale, un lien doit être établi entre la comptabilité principale et le fichier Cash Manager.
Il existe deux façons différentes de créer le lien :

  • Dans le fichier Cash Manager, attribuez aux catégories les mêmes numéros des comptes de la comotabilité principale (comptabilité en partie double ou comptabilité dépenses/recettes).
  • Dans le fichier Cash Manager, reportez dans la colonne Catégorie2 (tableau Catégories) les comptes correspondants de la comptabilité principale.
    Si la colonne Catégorie2 n'est pas présente, il faut l'afficher à l'aide du Menu Données → Organiser colonnes.

Paramétrage du compte d'attente pour les versements

Lors de l'importation des données de la caisse dans le fichier de la comptabilité, certains réglages sont nécessaires pour qu'il n'y ait pas de dédoublements d'écritures comptables pour les opérations de versement entre le compte de caisse dans le système comptable principal et les opérations importées du fichier Cash Manager.

Dans le fichier de la Comptabilité principale :

  • Dans le tableau Comptes, dans le groupe des Actifs, insérez le Compte d'attente.

Dans le fichier Cash Manager :

  • Dans le tableau Catégories, colonne Catégorie, dans le groupe Recettes, insérez, comme catégorie pour les versements du compte bancaire ou postal, le Compte d'attente (le même numéro que celui défini dans la Comptabilité principale).
  • Alternativement, dans le tableau Catégories, colonne Catégorie2 dans le groupe Recettes, insérez le Compte d'attente. Dans ce cas, une catégorie est définie dans la colonne Catégorie pour déterminer les versements de la banque. Le compte d'attente, qui se trouve dans la colonne Catégorie2, crée le lien lors de l'importation des écritures dans le fichier de la comptable principal.

Versements du compte bancaire à la caisse

Chaque fois qu'un versement est effectué du compte bancaire vers la caisse, le mouvement est enregistré à la fois dans le fichier comptable principal et dans le fichier de la caisse. Afin d'éviter le dédoublement des écritures comptables, lors de l'importation des données de la caisse, le compte d'attente est utilisé.

  • Dans le fichier de la caisse, l'entrée des fonds est enregistrée, en utilisant le compte d'attente comme catégorie, ou alternativement la catégorie pour les versements du compte bancaire, si le compte d'attente a été défini dans la colonne Catégorie2.
  • Dans le fichier de la comptabilité principale, vous enregistrez la sortie de fonds, avec le compte bancaire comme crédit et le compte d'attente comme débit.

Lors de l'importation des données de la caisse dans le fichier de la comptabilité principale, le compte d'attente est remis à zéro.

 

Importer les données de la caisse

  • Ouvrir le fichier de la comptabilité principale
  • Cliquer sur le Menu Actions → Importer en comptabilité
  • Dans la fenêtre qui s'ouvre, du menu déroulant Importer → sélectionner Écritures → Mouvements livre de caisse (*.ac2)
  • À l'aide du bouton Parcourir, sélectionner le fichier du Cash Manager

Importer les données de la caisse, dialogue

 

 

Les explications de cette fenêtre sont disponibles dans la leçon précédente Importer en comptabilité

Importer les données de la caisse, dialogue 2

Dans la comptabilité

Compte de destination

Il faut sélectionner le numéro de compte de la caisse, présent dans la Comptabilité en partie double ou dans la Comptabilité dépenses/recettes, où les mouvements doivent être importés.

Numéro document initial

Il est possible de saisir un numéro de document initial qui sera attribué à la première écriture importée. Dans les écritures suivantes, le programme attribue automatiquement un numéro progressif, à partir du numéro initial introduit.
Si vous ne souhaitez pas attribuer automatiquement le numéro progressif, laissez la case vide.

Sélectionner mouvements

Date début / Date fin (incluse)

Spécifier la date initiale et la date finale de la période à laquelle les mouvements importés se réfèrent.

Groupement mouvements 

En activant une des options, vous pouvez choisir comment les mouvements de la période doivent être regroupés:

  • Pas de regroupement périodique
    Toutes les lignes sont importées, avec les contenus respectifs des colonnes. Le numéro de la Pièce , présent dans la colonne correspondante du fichier de la caisse, est aussi importé.
  • Si dans la comptabilité vous désirez utiliser une numérotation différente, tout en voulant conserver le document original du livre caisse, il faut insérer dans le Cash Manager le numéro de la Pièce dans la colonne DocProtocole.
  • Mensuel - regroupe les mouvements par mois.
  • Trimestriel - regroupe les mouvements par trimestre.
  • Semestriel - regroupe les mouvements par semestre.
  • Annuel - regroupe les mouvements par année.

Une écriture par compte 

Si plusieurs catégories sont regroupées dans un compte unique de la comptabilité, et que vous désirez des écritures séparées pour chaque catégorie, il faut activer cette case; le programme crée alors des écritures pour chaque catégorie. Quand vous utilisez des codes TVA, non seulement des écritures par catégorie sont créées, mais aussi par codes TVA différents pour la même catégorie.

Note

S'il s’agit d’une comptabilité avec TVA, les calculs de la TVA peuvent résulter légèrement différents. Si les montants des écritures sont insérés en net, le solde de la caisse peut aussi être différent à cause des différences d’arrondi.

Le fichier de la comptabilité est mis à jour avec les données de la caisse.

Importer les données de la caisse, tableau Écritures.

 

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