Organisieren von Dateien lokal, im Netzwerk und in Cloud

In diesem Artikel

Mit Banana Buchhaltung entscheiden Sie, wo Sie Ihre Daten aufbewahren wollen. Es ist jedoch nützlich, ein klares System zu haben, mit dem Sie Ihre Daten leicht finden und die Belege auch in digitalem Format verwalten können.

Sie können Ihre Buchhaltung auch in Cloud mit Dropbox, iCloud, GoogleDrive, OneDrive oder und andere Synchronisierungssysteme verwalten. Sie können dieses System auch verwenden, um Daten mit dem Buchhalter oder Treuhänder zu teilen.  

Die Daten in nur einer Datei speichern

Die Buchhaltungsdaten werden in einer Datei gespeichert.

  • Die Daten der einzelnen Buchhaltungen werden in einer Datei gespeichert.
    In der Regel wird für jedes Geschäftsjahr eine Datei geführt.
  • Sie können der Datei den gewünschten Namen geben.
    Der Dateiname besteht in der Regel aus dem Firmennamen und dem Abrechnungsjahr, gefolgt von der Erweiterung, z.B. "Firma-2020.ac2".
  • Die Datei kann in dem von Ihnen gewünschten Ordner gespeichert werden.
    • Im lokalen Ordner
    • Im Netzwerk-Ordner
  • Banana Buchhaltung ist wie Excel, es kann nur eine Person an derselben Datei arbeiten.
    Es muss darauf geachtet werden, dass nicht andere Personen gleichzeitig an derselben Datei arbeiten.
    Wenn Sie in einem lokalen Windows-Netzwerk arbeiten und die Datei bereits im Gebrauch ist, erhalten Sie eine Meldung, dass die entsprechende Datei nur zum Lesen verfügbar ist.
    Bei anderen Betriebssystemen erhalten Sie keine Meldungen und müssen vorsichtig sein, wenn auch noch andere Personen darauf arbeiten.
    Die Person, die die Daten speichert, überschreibt die bisherigen Daten.  

Einen Ordner für die Buchhaltung und pro Rechnungsjahr erstellen

Es ist ratsam, die Dateien in einem bestimmten Buchhaltungsordner zu speichern. Erstellen Sie unter Ihrem Dokumenten-Ordner einen Ordner "Buchhaltung" und speichern Sie dort alle Ihre Buchhaltungsdateien.
Um neue Ordner anzulegen, müssen Sie die Funktionen verwenden, die in Ihrem Betriebssystem zur Verfügung stehen.

Diese Überlegungen sind nützlich, um Ihre Dateien gut zu organisieren:

  • Wenn Sie mehrere Buchhaltungsdateien verwalten, ist es besser, für jedes Unternehmen einen separaten Ordner zu erstellen.
  • Es kann sehr nützlich sein, für jedes Jahr einen Ordner zu erstellen, in dem Sie alle Dateien des aktuellen Jahres sammeln können.
  • Für jede Buchung können Links zu digitalen Dokumenten eingefügt werden, die auf Ihrem Computer gespeichert sind.
    Die Jahresbelege werden am besten in einem Unterordner des aktuellen Jahres gespeichert, damit das Programm Links erstellt, die auch dann funktionieren, wenn Sie Dateien verwenden, die auf verschiedenen Computern synchronisiert sind.
  • Standard-Dokumente, die ihre Gültigkeit nicht verlieren, sollten in einem eigenen Ordner gespeichert werden.

Beim Führen einer Buchhaltung, gibt es oft auch Dokumente im digitalen Format. Es kann daher sinnvoll sein, für jedes Geschäftsjahr verschiedene Ordner zu erstellen, in denen die Dateien gespeichert werden:

Die Struktur der Ordner kann wie folgt aussehen:

  • [Firmenname] "Firma"
    Erstellen Sie in diesem Verzeichnis verschiedene Ordner für jedes Geschäftsjahr.
    • Basis
      Hier werden Dokumente oder digitalisierte Dokumente, welche ihre Gültigkeit nie verlieren, aufbewahrt, wie z.B. Mietverträge, Versicherungen..... Sie können diesen Ordner auch verwenden, um die Dateien von einerAnlagenbuchhaltung abzulegen.
    • 2022
      In diesem Ordner werden die Buchhaltungsdateien für das laufende Jahr (Firma-2022.ac2) sowie weitere für das Jahr relevante Dokumente und die PDF-Datei am Ende des Jahres gespeichert.
    • 2023
      Unterordner in welchem die Dateien für das nächste Jahr gespeichert werden können.
      • Quittungen/Belege

In einem lokalen Netzwerk arbeiten

Falls Ihr Unternehmen ein lokales Netzwerk verwendet, können Sie die Ordnerstruktur in Ihrem lokalen Netzwerk anlegen, so dass sie für mehr Personen zugänglich ist.

Im lokalen Netzwerk können Sie in der Regel auch Zugriffsrechte vergeben und so die Anzahl der Personen begrenzen, die auf die Buchhaltungsdateien zugreifen können.

Buchführung in Cloud mit Dropbox, iCloud, GoogleDrive, OneDrive

Banana Buchhaltung ist mit verschiedenen Cloud-Systemen kompatibel.
Sie können sich so organisieren, dass Sie Ihre Buchhaltungsdaten in der Cloud führen. Nachfolgend wird das Cloud-System erläutert, welches sich auf Dropbox bezieht, aber die Bedienung ist für alle Systeme gleich.

  • Eröffnen Sie ein Konto mit Ihrem bevorzugtem Cloud-System.
  • Installieren Sie Dropbox auf Ihrem Computer.
    • Es wird ein lokaler Dropbox-Ordner (Unterordner Dokumente) erstellt, in dem die Daten mit der Cloud synchronisiert werden. 
    • Jedes Mal, wenn Sie den Inhalt des Dropbox-Ordners ändern, Dateien oder Verzeichnisse hinzufügen, bearbeiten oder ändern, werden die Änderungen in der Cloud repliziert.
    • Wenn Sie eine lokale Datei löschen, wird diese auch aus der Cloud gelöscht.
  • Installieren Sie Dropbox auf Ihren anderen Computern.
    • Melden Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto an.
    • Es wird ein Dropbox-Verzeichnis erstellt und alle Dateien, welche Sie in der Cloud haben, werden in dieses Verzeichnis kopiert.
  • Teilen Sie Ihre Dateien oder Ordner mit anderen.
    Dropbox ermöglicht es Ihnen, eine Datei oder ein Verzeichnis anderen Dropbox-Benutzern zur Verfügung zu stellen.
    Wenn Sie die Buchhaltung eines Vereins verwalten, erstellen Sie in Ihrem Dropbox-Verzeichnis einen Ordner für den Verein und können ihn mit anderen Vereinsmitgliedern teilen.
    Jeder wird eine Kopie aller Dateien des Vereins haben.

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