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多站点会计

公司或组织分布在不同的地区开展业务。

  • 在同一个国家。
  • 在不同的国家。

他们需要建立一个具有以下内容的会计组织:

  • 每个实体都有一个会计控制 (国家或项目)。
  • 有一个统一的会计。
    来自不同会计文件的数据,需要组合在一起。

多站点会计

Banana财务会计软件被使用在数以千计的组织和项目中作为分布式会计系统。

Banana.ch 一直是 使用区块链技术的世界先驱, 该技术促进了分布式会计系统的创建。

例如:

  • 跟踪实体企业在不同地区的会计发生业务,并将数据集成到一个中央会计。
  • 具有特定和详细报告的项目会计在中央系统上不可用。
  • 一个在全球范围都有项目的非营利组织,允许每个项目都保留它们自己的会计,并将数据集成到中央会计系统中 (参见 Helvetas - Blockchain decentralized accounting).
  • 一个使用SAP的大型公共组织,Banana可以让它保留自己的会计。(参见 Example of Kanton Basel City - German).
  • 具有不同分支机构的公司,并在不同的国家开展业务,具有不同的货币和会计设置。

当多站点,分布式会计有意义时

组织倾向于集中他们的会计系统,以便所有数据只保存在一个系统中。
云计算可以让组织更轻松地共享集中式系统,但分布式会计仍然是最佳选择

  • 连接速度慢或成本高昂。
  • 使用中央系统的困难:
    • 需要专业培训过的人员
    • 很高的许可证费用
    • 不灵活
    • 具有不同的工作流程
  • 本地会计有特定的需求,定制中央系统不仅困难而且成本高昂:
    • 不同的会计计划和要求
    • 不同的法律要求
    • 不同的货币
  • 会计文件保存在分支级别。
  • 分支机构需要很大的灵活性,但同时也需要限制数据访问。
  • 不同的分支机构很少有相互作用。
  • 没有必要在中央系统中保留所有的细节信息。

在这种情况下,让分支机构的人员使用Banana财务会计软件是有意义的。

设置分布式会计系统

使用分布式会计系统的组织需要将数据集中到中央系统中,以便获取包含所有分支机构和项目的财务报表。

数据集成的过程必须考虑:

  • 需要集成数据的频率 (月度,季度,年度,...)。
  • 需要在中央系统中集成的详细发生业务。
  • 是否仅将摘要数据集成到主系统中。
  • 如何将数据提供给中心。

将所有的发生业务集成到中央系统

以这种方式工作的要求是:

  • 分布式会计和中央会计使用相同的账号,相同的货币。
    • 在这种情况下,通过将发生业务从分支机构导入中央系统来完成集成过程。
    • 在Banana会计软件中,您有一个中央系统并可使用导入功能。
  • 分布式会计和中央会计具有不同的账号或货币。
    • 必须将发生业务转换为适合导入的格式。
      您可以创建Banana应用程序(BananaApps)将Banana会计文件中的数据导出为要求格式的数据。
    • 货币转换。
      您需要定义一种货币的金额转换为另一种货币的汇率。
    • 如果您使用Banana会计软件进行中央和分布式会计,请参阅

仅将摘要数据集成到中央系统中

这种方法有助于集成过程,在以下情况尤为适用:

  • 中央会计系统制度与地方会计系统制度不同。
  • 本地会计使用不同的设置 (货币,会计计划), 使集成变得复杂。
  • 中央系统无需具有详细的发生业务信息。
    使用Banana会计文件可以轻松访问详细信息。
  • 保存大量的数据并将其集成使得管理中央系统变得更加复杂和昂贵。

因此,中央系统仅集成摘要数据:

  • 应当集成并定义数据的周期 (月度,季度,年度)
  • 定义在会计级别还是组级别完成集成 (见下文)。
  • 每个分支机构会计都可打印发生业务摘要 (请参阅 BananaApps Trial Balance with blockchain) ,其中包括:
    • 账号或组号
    • 该时期的所有借方和贷方。
    • 这些金额已登记在中央会计中:
      • 手动 (直接来自报告)
      • 具有导入功能。在这种情况下,数据应当从Banana会计软件中导出。

使用区块链锁定功能

如果您使用分布式会计系统,一旦将数据集成到中央系统中,本地数据就不会发生改变,这一点非常重要。如果本地数据发生改变,您将很难协调不同的系统。如果您有很多会计文件,则情况会变得复杂。

无法阻止分支机构更改文件,因为文件在它们的本地系统中。

确保数据不被更改的唯一方法是,使用嵌入在Banana中的区块链安全机制,名为锁定发生业务

在每个期间结束时,每个分支机构都必须:

  • 检查上一期间的渐进式锁定是否与打印的一致。
  • 锁定的会计期间。
  • 打印锁定报告,对其进行签名并和会计文件一起发送到总部。

一旦会计被锁定,分支机构应当:

  • 继续在同一个文件上工作。
  • 不要解锁或更改已锁定的发生业务。

总部应当:

  • 在集成数据时记下渐进式锁定(progrLock)和编号。
  • 保留先前已集成的文件副本。
    最好的方法是在目录中输入一个日期,或在文件中包含一个日期。
  • 当他们收到文件时,检查与上一期的渐进式锁定(lockProgressive)是否相同。
    • 如果不一样则需要分支机构来修正这个问题。
      • 不要继续进行数据集成。
      • 使用Banana应用程序(BananaApps) 比较两个文件 来查看差异。
      • 在这种情况下,返回上一个文件是值得的,这样他们就可以从这个文件开始并添加新的发生业务。
    • 如果它们是相同的
      • 继续集成。
      • 记下最后一个渐进式锁定(LockProgr)和锁定号码(LockNumber)。

构建会计计划以促进数据集成

保留相同的账号

如果您需要在分支机构中使用与在中央系统中使用的账号相同,最好的方法是在分支会计文件中使用相同的账号。

使用不同的账号

如果本地会计需要使用不同的会计计划(本地规则)或更详细的会计,则这是必要的。

有不同的选择:

在中央会计编号的会计计划中添加一列,以便每个账户都具有相对应的中央账号:

  • 账户列将使用本地账号。
  • 在中央账户列中,您为每个账户输入在中央系统中使用的账号。
  • 不同的账户可以具有相同的中央账号。

使用分组模式,其中账户表中的组对应于中央会计的账号 (请参阅 Helvetas example)

  • 会计计划中的每个组都对应于中央会计中的账号。
  • 在账户表中,您将有一个与中央会计账户对应的总组。
  • 您最终会有很多的组。
  • 如果本地会计需要创建许多本地账户,则此方法是很有用的。例如许多银行账户。

多个级别

如果您的组织很复杂,那么使用不同的方法进行不同级别的集成可能是有意义的(参见 Helvetas example):

  • 每个国家通过在一个文件中导入所有的发生业务来集成本地项目的数据。
  • 每个国家的摘要数据被集成在中央会计系统中。

现金账簿会计

如果本地项目只有一个账户需要管理,那么设置现金账簿会计是有意义的。

  • 创建一个现金账簿文件,分支机构在该文件中记录其费用。
  • 使用 导入现金账簿功能 将数据集成到主要的Banana会计文件中。

 

 

 


 

 

 

 

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