Vari tipi di documenti

Documentazione •
In questo articolo

Alla base della contabilità ci sono i documenti e giustificativi contabili. Il tipo di organizzazione contabile dipende dalla dimensione dell'attività, dal volume dei documenti e dalle proprie necessità.

Qui di seguito diamo alcuni consigli organizzativi che riteniamo utili.

Consigli per un'organizzazione ottimale

È importante distinguere e separare i diversi tipi di documenti:

  • Documenti di base : contratti d'affitto, d'abbonamento (telefonico), statuti, contratti d'assicurazione e tutto quanto viene firmato una volta sola e ha rilevanza su più anni.
    Questi documenti sono la base della vostra attività, devono essere inseriti in un raccoglitore separato da custodire con cura.
    Per documenti molto importanti (garanzie ricevute, ..) può essere utile fare una fotocopia e tenere l'originale in una cassetta di sicurezza o in un luogo più sicuro. Non bucate i documenti importanti ma metteteli in mappette trasparenti.
  • Documenti base relativi ai dipendenti: contratti di lavoro, assicurazioni del personale e altro. Da tenere in un raccoglitore a parte.
    Se la documentazione tende ad essere voluminosa, si consiglia di utilizzare un raccoglitore per tematica
  • Dichiarazioni IVA: è utile tenere un raccoglitore apposito con le varie dichiarazioni che presentate regolarmente (trimestrali, semestrali, annuali). I documenti relativi all'affiliazione IVA o altri documenti generali è più utile conservarli insieme ai documenti base.
  • Giustificativi contabili dell'anno: si tratta di ricevute, fatture o altro che sono legati a una spesa o a un incasso.
    I giustificativi contabili devono essere tenuti in modo separato anno per anno. Per ogni anno contabile avrete quindi un raccoglitore con i giustificativi contabili.

Giustificativi contabili

Un buon ordine quotidiano è il presupposto per registrare le operazioni contabili e avere sotto controllo la situazione aziendale, come la liquidità, l'ammontare dei crediti e dei debiti, ecc.

  • Tutti i giustificativi contabili (ricevute, fatture, scontrini) devono essere conservati di regola per almeno 10 anni. Ogni anno di regola si crea un nuovo raccoglitore.
  • Classifica e ordina per data i giustificativi contabili insieme alle relative ricevute bancarie di pagamento/ bonifico.
  • Gli estratti conto devono essere tenuti insieme ai giustificativi.
  • Annota sul giustificativo (estratti e altro) un numero progressivo. Grazie a questo numero, da inserire nella colonna Doc della tabella Registrazioni di Banana Contabilità Plus, riuscirai a trovare velocemente il documento contabile partendo dalla contabilità.
  • Alla fine dell'anno stampa una copia del giornale e conservalo insieme ai giustificativi.

Due tipi di gestione contabile

In contabilità ci sono due criteri per registrare le operazioni contabili:

  • contabilità sull'incassato: le fatture vengono registrate solo al momento del pagamento (fornitori) e dell'incasso (clienti).
  • contabilità sul fatturato: le fatture vengono registrate al momento del ricevimento (fatture dei fornitori) e dell'emissione (fatture ai clienti).

In Svizzera, le piccole imprese non soggette a IVA possono contabilizzare sia con uno o l'altro metodo, mentre le imprese soggette a IVA devono scegliere un criterio che deve essere autorizzato dall'Ufficio IVA di Berna. In alcuni casi l'Ufficio IVA può imporre il criterio da utilizzare. Quando viene autorizzato un determinato criterio non è possibile cambiare, a meno che non venga fatta espressa richiesta presso le autorità competenti.

Contabilità sull'incassato

I costi e i ricavi vengono rilevati solo al momento in cui le fatture vengono pagate e incassate.

  1. Tieni separate le fatture emesse da quelle che hai ricevuto.
  2. Verifica periodicamente le fatture in sospeso da incassare.
    Appena è trascorso il termine di pagamento invia un sollecito di pagamento.
    Non lasciare trascorrere troppo tempo, preoccupati di incassare le fatture non pagate. È un'attività che richiede tempo, ma è fondamentale.
  3. Una volta che le fatture sono pagate inseriscile insieme ai normali giustificativi.

Contabilità sul fatturato

I costi e i ricavi si rilevano al momento in cui si emettono le fatture verso i clienti o si ricevono le fatture dai fornitori.

Vedi anche:

Tenuta partitario Clienti e Fornitori.

  1. Tieni separate le fatture emesse da quelle che hai ricevuto.
  2. Verifica periodicamente le fatture in sospeso da incassare.
    Appena è trascorso il termine di pagamento invia un sollecito di pagamento.
    Non lasciare trascorrere troppo tempo, preoccupati di incassare le fatture non pagate. È un'attività che richiede tempo, ma è fondamentale.
  3. Quando registri in contabilità l'emissione della fattura annota sulla fattura l'avvenuta registrazione.
    Nella registrazione in Banana Contabilità Plus utilizza la colonna Fattura della tabella Registrazioni, per inserire il numero di fattura.
  4. Una volta che le fatture sono pagate spostale nella sezione pagate e registrale in contabilità.
    Quando hai registrato, annota sul documento l'avvenuta registrazione in contabilità (p.es. con un visto).

Registrazioni / frequenza

  • È utile registrare la contabilità con una certa frequenza (giornalmente, settimanalmente, mensilmente).
  • Consigliamo vivamente di non trascurare le registrazioni contabili per avere i dati sempre aggiornati e valutare l'andamento della tua attività.
  • Scorrendo i vari costi puoi renderti facilmente conto delle diverse spese che hai fatto.
  • La contabilità non si tiene solo per il fisco.
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