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Organizzare i documenti contabili

Alla base della contabilità ci sono i documenti e giustificativi contabili.

Il tipo di organizzazione contabile dipende dalla dimensione dell'attività e dal volume dei documenti.
L'organizzazione deve essere adattata alle proprie necessità.

Qui di seguito si da un'indicazione di soluzioni che si sono rilevate molto utili.

I diversi tipi di documenti

È importante distinguere e organizzare i diversi tipi di documenti:

  • Documenti di base: contratti d'affitto, d'abbonamento (telefonico), statuti, contratti d'assicurazione e tutto quanto viene firmato una volta sola e ha rilevanza su più anni.
    Questi documenti devono essere custoditi in un classificatore separato.
    Per documenti molto importanti (garanzie ricevuto, ..) può essere utile fare una fotocopia e tenere l'originale in una cassetta di sicurezza o in un luogo più sicuro.
    Non bucate i documenti importanti ma metteteli in mappette trasparenti.
    Questo classificatore è la base della vostra ditta/attività e dovete tenerlo con cura.
  • Documenti base relativi ai dipendenti: per i contratti di lavoro, delle assicurazioni del personale e altro è opportuno tenere un classificatore a parte.
    Se la documentazione tende ad essere voluminosa, si consiglia di utilizzare un classeur per tematica
  • Dichiarazioni IVA: è utile tenere un classificatore apposito con le varie dichiarazioni che presentate regolarmente (trimestrali, semestrali, annuali). I documenti relativi all'affiliazione IVA o altri documenti generali è più utile conservarli assieme ai documenti base.
  • Giustificativi contabili dell'anno: si tratta di ricevute, fatture o altro che sono legati a una spesa o a un incasso.
    I giustificativi contabili devono essere tenuti in modo separato anno per anno. Per ogni anno contabile avrete quindi un classificatore con i giustificativi contabili.

Giustificativi contabili

Un buon ordine quotidiano è il presupposto per registrare le operazioni contabili e avere sotto controllo la situazione aziendale, come la liquidità, l'ammontare dei crediti e dei debiti, ecc.

  1. Tutti i giustificativi contabili (ricevute, fatture, scontrini) devono essere conservati di regola per almeno 10 anni.
  2. Classificare e ordinare per data i giustificativi contabili assieme alle relative ricevute bancarie di pagamento/ bonifico.
  3. Gli estratti conto devono essere tenuti assieme ai giustificativi.
  4. Annotare sul giustificativo (estratti e altro) un numero progressivo. Grazie a questo numero, da inserire nella colonna Doc, riuscirete a trovare, partendo dalla contabilità, il documento contabile.
  5. Alla fine dell'anno stampate una copia del giornale e conservatelo assieme ai giustificativi.
  6. Ogni anno di regola si cambia classificatore dei giustificativi contabili.

In contabilità ci sono due criteri per registrare le operazioni contabili:

  • contabilità sull'incassato: le fatture vengono registrate solo al momento del pagamento (fornitori) e dell'incasso (clienti).
  • contabilità sul fatturato: le fatture vengono registrate al momento del ricevimento (fatture dei fornitori) e dell'emissione (fatture ai clienti).

Le piccole imprese non soggette a IVA possono contabilizzare sia con uno o l'altro metodo, mentre le imprese soggette a IVA devono scegliere un criterio che deve essere autorizzato dall'Ufficio IVA di Berna. In alcuni casi l'Ufficio IVA può imporre il criterio da utilizzare. Quando viene autorizzato un determinato criterio non è possibile cambiare, a meno che non venga fatta espressa richiesta presso le autorità competenti.

Contabilità sull'incassato

I costi e i ricavi vengono rilevati solo al momento in cui le fatture vengono pagate e incassate.

  1. Tenere separate le fatture emesse e quelle che avete ricevuto.
  2. Verificare periodicamente le fatture in sospeso da incassare.
    Appena è trascorso il termine di pagamento è utile inviare un sollecito di pagamento.
    Non lasciate trascorrere troppo tempo, preoccupatevi di incassare le fatture non pagate. È un'attività che richiede tempo, ma è fondamentale.
  3. Una volta che le fatture sono pagate inserirle assieme ai normali giustificativi.

Contabilità sul fatturato

I costi e i ricavi si rilevano al momento in cui si emettono le fatture verso i clienti o si ricevono le fatture dai fornitori.

Vedi anche:

tenuta partitario Clienti  e Fornitori

  1. Tenere separate le fatture emesse e quelle che avete ricevuto.
  2. Verificare periodicamente le fatture in sospeso da incassare.
    Appena è trascorso il termine di pagamento è utile inviare un sollecito di pagamento.
    Non lasciate trascorrere troppo tempo, preoccupatevi di incassare le fatture impagate. È un'attività che richiede tempo, ma è fondamentale.
  3. Quanto registrate in contabilità l'emissione della fattura annotate sulla fattura l'avvenuta registrazione.
    Nella registrazione utilizzate la colonna "Doc. Originale" per inserire il numero di fattura.
  4. Una volta che le fatture sono pagate spostatele nella sezione pagate e registratele in contabilità.
    Quando avete registrato annotare sul documento l'avvenuta registrazione in contabilità (p.es. con un visto)

Registrazioni / frequenza

  • È utile registrare la contabilità con una certa frequenza (giornalmente, settimanalmente, mensilmente).
  • Consigliamo vivamente di non trascurare le registrazioni contabili per avere i dati sempre aggiornati e valutare l'andamento della propria attività.
  • Scorrendo i vari costi potete rendervi facilmente conto delle diverse spese che avete fatto.
  • La contabilità non si tiene solo per il fisco.

 

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