Controlla e ricalcola contabilità

Il comando per il controllo e il ricalcolo della contabilità può essere richiamato come segue:

• I tasti Maiuscolo + F9 (per Windows e Mac) o Cmd + 9 (per Mac)
  Ricalcolo e controllo contabilità (primario).
• Menu Azioni > Controlla contabilità
  Con la possibilità di effettuare i controlli estesi.
• Visualizzare la colonna Saldo  tramite menu Dati > Disponi colonne.

Se sono segnalati degli errori o differenze è opportuno correggerli.

Ricalcolo e controllo contabilità (primario)

Il comando Controlla contabilità verifica principalmente la versione in uso e, nel caso fosse disponibile una versione aggiornata, il programma segnala il messaggio di aggiornarsi all'ultima versione. Consigliamo vivamente di aggiornarsi poiché tante funzioni sono state migliorate e risolte problematiche diverse.

Il ricalcola e ricontrolla contabilità esegue le seguenti operazioni:

• Azzera i saldi dei conti, centri di costo e segmenti.
• Verifica e segnala se vi sono errori nelle righe delle diverse tabelle (conti,  registrazioni, codici IVA, cambi)
• Registra nuovamente tutte le operazioni come se fossero inserite a nuovo.
  • Per la contabilità multimoneta ricalcola i saldi d'apertura in moneta base sulla base degli ultimi cambi.
  • Se la riga di registrazione non è bloccata, ricalcola le righe di registrazione:
    • Sono ripresi i valori IVA dalla tabella codici IVA e ricalcolati gli importi IVA.
  • Aggiorna i saldi dei conti, centri di costo e segmenti
  • Nel Cash Manager è calcolato il saldo progressivo del conto nella tabella registrazioni.
• Ricalcola i totali delle tabelle Conti e Categorie (entrate e uscite).
  • Aggiorna le colonne Differenza budget e Anno precedente.
  • Nella Contabilità multimoneta aggiorna la colonna Saldo calcolato agli ultimi cambi e la relativa differenza di cambio.

 Finestra controlla contabilità (controllo esteso)

Oltre al ricalcolo e al controllo contabilità principali, vengono anche effettuati controlli supplementari.

Ricalcola contabilità ed esegui controlli estesi

È uno dei comandi più utili: tutta la contabilità viene controllata, i saldi sono ricalcolati e l'utente viene avvisato di eventuali errori. Il comando aggiorna anche i testi delle colonne Descrizioni conto e categorie (tabella Registrazioni), se questi sono stati modificati.

Proprietà dati base

L'opzione è attiva per default. Il programma controlla che i dati impostati nelle proprietà file siano corrispondenti alla contabilità (esempio: data apertura e chiusura, conto IVA, conti differenze di cambio....).

Registrazioni

Differenze registrazioni

Se l'opzione è attivata, il programma verifica se esistono delle differenze tra Dare e Avere o tra Conti e Categorie nella contabilità Entrate / Uscite.

• Nella finestra Messaggi vengono indicate le righe dove esistono delle differenze.
• Nella Colonna Saldo viene indicata la differenza fra il movimento in dare e in avere. Se vi è un'errore il saldo non va a zero.
• Nella finestra informativa in basso è segnalato l'importo della differenza totale (solo se ci si trova nella tabella Registrazioni).

Includi differenze intermedie

Se l'opzione è attivata, nelle registrazioni multiple, il programma verifica che non ci siano delle differenze tra Dare e Avere.
Molto spesso le differenze sono dovute a registrazioni incomplete o a importi errati (come nell'esempio dell'immagine sottostante).

 Saldi di verifica (#CheckBalance)

Attivando questo controllo, il programma segnala se il saldo indicato nella descrizione è diverso rispetto a quello contabile alla data indicata. 
Le registrazioni #CheckBalance servono per indicare che il saldo del conto a una certa data sia corretto.
A fine mese, trimestre o anno è utile creare delle registrazioni #CheckBalance per i conti cassa, banca. Le registrazioni #CheckBalance sono anche utili in abbinamento al comando blocco registrazioni.
Usando le registrazioni #CheckBalance vi accorgerete se, dopo avere chiuso il periodo, si sono fatte registrazioni non corrette.

Caratteristiche delle registrazioni #CheckBalance

• Data. Deve essere la data a cui si riferisce il saldo.
• Descrizione deve contenere:
  • #CheckBalance  seguita dal saldo del conto, compreso i decimali.
    #CheckBalance  -1200.00
    #CheckBalance  0.00
  • Per la contabilità multimoneta la dicitura #CheckBalance seguita dalla sigla divisa e il saldo del conto, compreso i decimali.
    #CheckBalance  CHF -1200.00
    #CheckBalance  EUR 0.00
    #CheckBalance  -1200.00  Senza la sigla moneta il controllo viene fatto in base al saldo in moneta base.
• ContoDare indicare il conto su cui si effettua la verifica.
• Importo deve essere lasciato vuoto.

 Il programma ha rilevato una differenza tra il saldo di verifica e quello del conto del file.

Stesso documento con date diverse

Se si attiva questa opzione, il programma avvisa se le registrazioni con uno stesso numero di documento hanno date differenti. Nelle registrazioni su più righe, dove non vi è una corrispondenza tra documento e data, il programma non è in grado di determinare correttamente la contropartita.

Conti

Struttura piano dei conti

Se l'opzione viene attivata, il programma controlla che la struttura dei gruppi sia corretta.

Presenza di differenze di cambio

Se l'opzione viene attivata, il programma controlla se ci sono delle differenze di cambio non ancora registrate.

Saldi di apertura differiscono dai saldi di chiusura anno precedente

Se l'opzione viene attivata, il programma verifica che i saldi di apertura del nuovo anno corrispondano a quelli finali dell'anno precedente. Se ci sono delle differenze tra i saldi di chiusura dell'anno precedente e quelli di apertura del nuovo anno, queste vengono segnalate come importo totale nella finestra Messaggi.

Controlli personalizzati (Estensioni)

Se l'opzione viene attivata, il programma esegue dei controlli sulle funzionalità aggiunte dall'utente (Estensioni), per le verifiche personalizzate.

Includi controlli estesi con il tasto maiuscolo + F9

Quando viene attivata questa opzione, il programma esegue tutte le verifiche attivate nella finestra di dialogo, quando viene premendo il tasto maiuscolo + F9. Altrimenti, viene eseguito solo il ricalcolo della contabilità (nella versione Mac, maiuscolo + Cmd + 9).