In questo articolo
Per chiusure della contabilità si intendono tutte quelle operazioni di controllo, di assestamenti e di delimitazioni temporali, eseguite alla fine dell'anno, prima di preparare il bilancio d'esercizio definitivo.
Aspetti tecnici e nuovo anno
Con Banana Contabilità ogni anno contabile ha un proprio file separato, tecnicamente non c'è il concetto di chiusura contabile:
- Quando inizia un nuovo anno si crea un nuovo file con il comando Crea nuovo anno.
- Si può continuare a lavorare contemporaneamente sia sul file dell'anno nuovo, sia su quello dell'anno precedente. Una volta terminate le operazioni di chiusura, nel file del nuovo anno si riprendono i saldi aggiornati, con il comando Aggiorna saldi iniziali.
Aspetti fiscali
Prima di chiudere la contabilità bisogna effettuare tutta una serie di operazioni che hanno implicazioni fiscali. Bisogna assestare il conto merci, registrare gli ammortamenti, i ratei attivi e passivi, effettuare le dichiarazioni dell'IVA, stabilire come e su quali conti deve essere ripartito l'utile ed effettuare tante altre operazioni di verifica e controllo.
Dal punto di vista del programma, l'ammontare dell'utile è indifferente a fine anno, cambia invece molto dal punto di vista fiscale. Questi aspetti devono essere verificati con il proprio fiscalista e commercialista. La prima volta che gestisci una contabilità può essere utile, prima di procedere alle chiusure, consultare un esperto per capire quali siano le esigenze. I commercialisti solitamente sono molto impegnati tra la fine dell'anno e i mesi che precedono la scadenza del termine di presentazione delle imposte; pertanto può essere utile trovarsi con il proprio commercialista o inviargli la contabilità qualche mese prima della chiusura per sapere come procedere.
Comando controllo della contabilità
Banana Contabilità consente di registrare velocemente e anche di lasciare delle operazioni in sospeso senza interrompere il proseguo del lavoro.
Il comando Azioni > Controlla contabilità esegue tutta una serie di verifiche, come se si inserissero nuovamente i dati dall'inizio, e nel momento che vengono rilevati degli errori o delle differenze, queste vengono segnalate.
Si consiglia di usare il comando Controlla contabilità con una certa regolarità e tutte le volte che ci sono delle differenze o segnalazioni di errori, dei cambiamenti importanti (cambi iniziali, codici IVA) e specialmente prima di chiudere la contabilità.
Controlli e verifiche
Verifica dei saldi di apertura
- Nella tabella Conti, nelle colonne Apertura e Saldo, alla riga "Differenza deve essere zero" non ci deve essere alcun importo, altrimenti bisogna trovare l'errore e correggere per avere la quadratura del bilancio iniziale.
Nota: nella vista Movimento, nelle colonne Dare e Avere, è normale che ci siano degli importi. - Assicurarsi che i transitori attivi e passivi dell'anno precedente risultino chiusi.
- Verificare che i saldi di apertura siano conformi a quelli finali dell'anno precedente già revisionati e dichiarati all'Ufficio di tassazione.
- Per la contabilità multi-moneta si veda l'apposita pagina Saldi d'apertura contabilità multi-moneta.
Verifica corrispondenza dei saldi contabili
La prima verifica è senza dubbio quella di accertarsi che il saldo contabile dei conti corrisponda alla realtà. Il saldo del conto cassa deve corrispondere con quello dello stato della cassa effettivo. Il saldo dei conti bancari, carte di credito, prestiti o averi deve corrispondere con quello dell'estratto conto. Lo stesso vale per tutti gli altri conti con cui si hanno dei risconti, IVA, fornitori, ecc.
Se vi è una differenza bisogna scoprirne il motivo e completare o il saldo iniziale o le registrazioni.
Differenze nella tabella Registrazioni
Nella tabella Registrazioni (finestra Info in basso) verificare che non ci siano segnalate delle differenze. Oltre alle funzioni presenti nel comando Controlla contabilità, Banana Contabilità Plus, presenta nella tabella Registrazioni la colonna Saldo, che permette di rilevare tutte le righe dove si vengono a creare delle differenze. Basta un rapido scorrimento della colonna per individuare subito le differenze contabili e correggere, senza riportare errori nel nuovo anno.
Differenze tra saldi bancari degli estratti conto e saldi contabili (funzione CheckBalance)
Questo controllo è fondamentale per la veridicità della contabilità. Consigliamo di eseguire la verifica dei saldi, #CheckBalance, oltre che alla fine dell'esercizio contabile, anche periodicamente a fine mese, per evitare che eventuali saldi non corrispondenti vengano riportati sbagliati da mese in mese.
Le informazioni sulle Registrazioni di verifica dei saldi sono disponibili alla pagina Registrazioni saldi di verifica.
Contabilità multi-moneta
Se si sta usando una contabilità in multi-moneta si devono anche impostare i cambi di chiusura e registrare gli utili e le perdite di cambio non realizzate. Per questo si rimanda a:
Registrazioni contabili di chiusura
A fine esercizio, prima di passare al nuovo anno, ci sono delle operazioni contabili di chiusura da eseguire. Si tratta di registrazioni di assestamento, rettifiche di valore e conguagli relativi ai contributi del personale. Qui di seguito ricordiamo le principali:
Importare i movimenti del conto cassa nel file della contabilità
Questa operazione è prevista solo nel caso in cui la cassa venga tenuta separatamente su un file distinto dalla contabilità.
Dopo che l'importazione è avvenuta, verificare che il saldo del conto cassa nel file principale della contabilità, sia corrispondente al saldo del file della cassa. Questa verifica si può effettuare anche con la funzione Check Balance, descritta nel paragrafo precedente.
Importare i movimenti degli stipendi nel file della contabilità
Questa operazione è prevista solo nel caso in cui gli stipendi vengano gestiti con un gestionale specifico che permette di importare i movimenti nel file di Banana Contabilità Plus.
L'importazione si esegue dal menu Azioni > Importa in contabilità > Importa movimenti con intestazione colonne.
Ricordarsi di inserire la registrazione della quota tredicesima di dicembre, se questa non viene creata dal gestionale stipendi.
Assestamento conto Delcredere
Le aziende che registrano sul fatturato, se prevedono delle perdite presunte, devono assestare il conto Delcredere.
Ammortamenti
Al 31.12 bisogna rilevare il deprezzamento dei beni mobili e immobili e valutare eventuale l'ammortamento accelerato per quei beni soggetti a una rapida obsolescenza.
Puoi utilizzare il nostro applicativo Registro beni ammortizzabili che crea in automatico le registrazioni di ammortamento e puoi riprenderli nel file della contabilità.
Assestamento magazzino
L'applicativo Magazzino permette di avere dei conteggi precisi sia per pezzi sia per valore, aiutandoti a determinare più velocemente l'assestamento del tuo magazzino.
Rilevare le fatture dei clienti e dei fornitori aperti al 31.12
Per facilitare la procedura, con la funzione delle fatture aperte per cliente e fatture aperte per fornitore puoi rapidamente rilevare i valori al 31.12.
Consumo proprio
Se nell'azienda vi è l'uso di un'auto aziendale, registrare il consumo proprio con il codice IVA appropriato.
Chiusure e dichiarazione IVA
Prima di inoltrare la dichiarazione IVA, consigliamo le seguenti verifiche:
- Utilizzare il comando Controlla Contabilità. In caso di errori e differenze trovi i messaggi nella finestra informativa in basso, nella sezione Messaggi.
- Verificare che nella colonna Saldo della tabella Registrazioni che non ci siano differenze.
- Controllare i saldi bancari se sono corrispondenti a quelli inviati dalla banca.
- Verificare che il conto IVA in automatico dopo aver stornato il saldo nel conto IVA dovuta (IVA da pagare all'AFC) sia a zero. Nel conto IVA dovuta deve risultare l'importo da versare o l'importo a credito da ricevere.
- Prima di inoltrare l'ultima dichiarazione IVA, visualizzare nuovamente i rendiconti IVA degli altri trimestri per controllare che gli importi versati all'AFC siano ancora corrispondenti a quelli visualizzati.
- Utilizzare il comando del Riassunto IVA per visualizzare i vari report e creare una stampa in PDF per l'archiviazione dei dati. In caso di controlli fiscali saranno utili.
Assestare il conto Imposte alla fonte
Dopo aver conteggiato e registrato gli stipendi di dicembre, in base al conteggio inviato all'Ufficio imposte alla Fonte, registrare l'assestamento.
Rimborsi per quadri superiori
Se previsti, nello stipendio di dicembre includere l'importo previsto dalle autorità fiscali come rimborso forfettario.
Assestamento conto Privato
Verificare il saldo del conto privato. In caso di rapporti di debito/credito fra l’azienda e il/i proprietario/i (o persone vicine) registrare gli interessi attivi o passivi secondo quanto previsto dal contratto di prestito o secondo le direttive fiscali vigenti.
Assestamento conto Imposte e tasse
Verificare che gli acconti pagati durante l'anno si riferiscano all'anno in corso. I pagamenti di imposte che concernono anni precedenti, bisogna registrarli a chiusura dei relativi accantonamenti che risultano nel conto “Imposte dirette” (patrimoniale). Se il saldo degli accantonamenti non è sufficiente o è eccessivo, la differenza deve essere registrata come costo/ricavo straordinario o relativo a periodi precedenti.
Registrazione conguagli AVS/AD/IPG/AD
- Durante l'anno, nel conto dei contributi AVS, solitamente vengono registrati gli acconti pagati alla Cassa Cantonale di Compensazione AVS (in Dare) e le quote trattenute sugli stipendi ai dipendenti (Avere).
- Se durante l’anno gli assegni familiari pagati ai dipendenti sono stati registrati in un conto dedicato, per esempio nel conto “Contributi assegni familiari”, per riconciliare la contabilità con il conteggio di chiusura AVS e registrare il relativo assestamento si può girare il saldo di questo conto sul conto Contributi AVS/AD.
Registrare i conguagli previdenziali Lainf, Lainf complementare, LPP
Con la registrazione degli ultimi stipendi di dicembre e il pagamento delle tredicesime, occorre stampare la lista degli stipendi con l'indicazione di tutti gli stipendi lordi. Il lordo complessivo AVS devi comunicarlo alle assicurazioni del personale, che determineranno eventuali conguagli da pagare.
Inviare il file al commercialista per le chiusure
Se le chiusure e/o le verifiche vengono eseguite dal tuo fiduciario, basta inviare il file della tua contabilità creato con Banana Contabilità Plus per email oppure salvare i dati su una chiavetta USB.
- Se il tuo fiduciario ha Banana Contabilità, basta trasmettere il file ac2 per email o tramite chiavetta usb. Puoi anche salvare il tuo file e i documenti digitali in una cartella condivisa con il tuo fiduciario su Dropbox. Non dovrai più portare dal fiduciario pesanti classeurs per la documentazione cartacea. Inoltre, il fiduciario lavorerà velocemente senza dover andare a cercare nella documentazione cartacea.
- Se non possiede Banana Contabilità puoi creare un PDF dei dati contabili, tramite il menu File > Crea dossier PDF e trasmettere per email la documentazione. Il fiduciario ti indicherà tutte le modifiche e aggiunte da registrare per chiudere correttamente l'esercizio contabile.
In alternativa, il tuo fiduciario può aprire il file della tua contabilità usando il piano Free di Banana Contabilità Plus, scaricandolo dalla nostra pagina di Download. Se il tuo file ha più di 70 registrazioni non potrà aggiungere registrazioni o fare modifiche, ma potrà comunque vedere tutti i dati, ottenere il dettaglio di ogni conto con un semplice click sopra il numero di conto, ecc. e consigliarti su possibili correzioni o miglioramenti.
Blocco delle registrazioni
Una volta eseguite le registrazioni di chiusura e di verifica, è consigliato di bloccare le registrazioni.
- Azioni > Blocca registrazioni.
Le righe di registrazione saranno numerate e avranno un codice blockchain che ne garantisce la sicurezza.
Stampe di fine anno
Per le stampe di fine esercizio contabile trovi le informazioni, cliccando sui seguenti link:
Dossier PDF
Il comando Creare dossier PDF ti permette di avere tutti i documenti dell'intero esercizio contabile (schede conto, giornale, rendiconti IVA, report mensili, trimestrali e annuali...) in un unico file PDF.
Puoi archiviare i dati contabili, salvando il file della contabilità e le stampe in PDF. Eventualmente, fai delle copie di sicurezza su un'unità di disco esterno.
Documentazione per la revisione
Alla pagina Preparare la documentazione per la revisione abbiamo pubblicato una serie di appunti e suggerimenti sulla documentazione da inviare al revisore. La completezza della documentazione è una buona base per rendere il lavoro del revisore più efficiente e veloce.
Ripartizione utile/perdita
In Banana Contabilità, la ripartizione dell'utile o della perdita, avviene in automatico al passaggio del nuovo anno. Per maggiori informazioni consultare la pagina Crea nuovo anno.
Cambiamenti dopo la chiusura
Normalmente, una volta effettuata la chiusura non si dovrebbero registrare delle modifiche. A volte però capita di avere la necessità di dover modificare la contabilità, come nei casi seguenti:
- Differenze di cambio non registrate per la chiusura
- Movimenti mancanti non registrati
- Errori nelle registrazioni.
- Effettua le rettifiche necessarie nell'anno successivo, descrivendo chiaramente il problema in un documento che dovrai allegare alle registrazioni di rettifica. Ovviamente a seconda della situazione ci possono essere delle conseguenze fiscali, per cui è meglio farsi consigliare dal proprio commercialista.
- Nella contabilità multimoneta, per la problematica delle differenze di cambio non registrate, segui le informazioni alla pagina Differenze nei saldi iniziali.
- Nel caso che il quadro legale ti consenta di fare le modifiche a un anno già chiuso:
- Procedi con cura, limitandoti solo alle modifiche veramente necessarie.
- Ricontrolla la contabilità ed esegui tutti i controlli per assicurarti che le modifiche non creino dei problemi.
- Dopo le modifiche, apri il file dell'anno successivo e aggiorna i saldi iniziali con il comando Aggiorna saldi iniziali.