Organisieren von Dateien lokal, im Netzwerk oder in Cloud

In diesem Artikel

Banana Buchhaltung Plus ist ein NoCloud-Programm: Es wird auf Ihrem Computer (lokal) installiert und funktioniert lokal.
Ihre Daten sowie Buchhaltungsdateien gehören ausschliesslich Ihnen. Mit Banana Buchhaltung entscheiden Sie, wo Sie Ihre Daten aufbewahren wollen: Lokal oder auf externen Geräten, auf Cloud-Systemen wie Dropbox iCloud, GoogleDrive, OneDrive oder andere Synchronisierungssysteme.
Unser Unternehmen hat keinen Zugriff auf Ihre Daten. Wir empfehlen Ihnen, immer Sicherheitskopie (Backup) zu erstellen.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihre Daten organisieren, um sie leicht zu finden und wie Sie die Belege in digitalem Format anhängen können.

Die Daten in einer einzigen Datei speichern

Die Buchhaltungsdaten werden in einer Datei gespeichert.

  • Die Daten der einzelnen Buchhaltungen werden in einer Datei gespeichert.
    In der Regel wird für jedes Geschäftsjahr eine Datei geführt.
  • Sie können der Datei den gewünschten Namen geben.
    Der Dateiname besteht in der Regel aus dem Firmennamen und dem Abrechnungsjahr, gefolgt von der Erweiterung, z.B. "Firma-2020.ac2".
  • Die Datei kann in dem von Ihnen gewünschten Ordner gespeichert werden.
    • Im lokalen Ordner
    • Im Netzwerk-Ordner
  • Banana Buchhaltung ist wie Excel, es kann nur eine Person an derselben Datei arbeiten.
    Es muss darauf geachtet werden, dass nicht andere Personen gleichzeitig an derselben Datei arbeiten.
    Wenn Sie in einem lokalen Windows-Netzwerk arbeiten und die Datei bereits im Gebrauch ist, erhalten Sie eine Meldung, dass die entsprechende Datei nur zum Lesen verfügbar ist.
    Bei anderen Betriebssystemen erhalten Sie keine Meldungen und müssen vorsichtig sein, wenn auch noch andere Personen darauf arbeiten.
    Wenn zwei Personen gleichzeitig an der gleichen Datei arbeiten, überschreibt die Person, die die Daten speichert, nämlich die vorherigen Daten.

Erstellen Sie Ihre ideale Ordnerstruktur

Mit einer geeigneten Verzeichnisstruktur, in der Sie Ihre Buchhaltungsdateien und digitalen Dokumente speichern, können Sie diese leichter verwalten und mit anderen teilen.
Verwenden Sie zum Erstellen von Ordnern die Funktionen Ihres Betriebssystems (z.B. Explorer oder Finder).

Ratschläge zur optimalen Organisation Ihrer Dateien:

  • Wenn Sie mehrere Buchhaltungen verwalten, erstellen Sie für jedes Unternehmen einen separaten Ordner.
  • Wenn Sie neben Ihren Buchhaltungsunterlagen auch digitale Dokumente aufbewahren, legen Sie für jedes Geschäftsjahr einen eigenen Ordner an.
  • Jede Bewegung in der Buchhaltung kann mit der Datei des digitalen Buchungsbelegs verknüpft werden.
    • Speichern Sie die Belege des Jahres in einem Unterordner des aktuellen Jahres. Auf diese Weise erstellt das Programm entsprechende Verknüpfungen, die auch dann funktionieren, wenn Sie Dateien verwenden, die auf verschiedenen Computern synchronisiert wurden.
  • Andererseits sollten Sie grundlegende Dokumente, die ihre Gültigkeit nicht verlieren (z.B. Versicherungspolicen, Mietverträge usw.), in einem separaten Ordner aufbewahren.

Die Struktur der Ordner kann wie folgt aussehen:

  • [Firmenname] "Firma"
    In diesem Ordner werden dann Unterordner für die verschiedenen Wirtschaftsjahre angelegt.
    • Basis
      Hier werden Dokumente oder digitalisierte Dokumente, welche ihre Gültigkeit nie verlieren, aufbewahrt, wie z.B. Mietverträge, Versicherungen.
      Sie können diesen Ordner auch verwenden, um die Dateien einer Anlagenbuchhaltung abzulegen.
    • 2022
      Unterordner zum Speichern der Buchhaltungsdatei des laufenden Jahres (Firma-2022.ac2) und anderer für das laufende Jahr relevanter Dokumente sowie am Ende des Jahres der PDF-Datei.
    • 2023
      Unterordner in welchem die Dateien für das nächste Jahr gespeichert werden können.
      • Quittungen/Belege

Esempio di organizzazione directory per salvare documenti contabili

In einem lokalen Netzwerk arbeiten

Falls Ihr Unternehmen ein lokales Netzwerk verwendet, können Sie die Ordnerstruktur in Ihrem lokalen Netzwerk anlegen, so dass sie für mehr Personen zugänglich ist.

Im lokalen Netzwerk können Sie in der Regel auch Zugriffsrechte vergeben und so die Anzahl der Personen begrenzen, die auf die Buchhaltungsdateien zugreifen können.

Arbeiten mit Cloud-Systemen

Wenn Sie Dropbox, iCloud, OneDrive, GoogleDrive oder einen anderen ähnlichen Anbieter nutzen, wird auf Ihrem Computer ein Ordner erstellt, der die synchronisierten Daten enthält.

Um auf mehreren Computern arbeiten zu können, müssen Sie nur im Ordner mit den synchronisierten Daten einen Unterordner mit den Daten des Unternehmens anlegen und dabei die im vorigen Abschnitt beschriebene Struktur verwenden. Die Dateien der Buchhaltung und die der Belege werden automatisch zwischen den Systemen synchronisiert.

Teilen Sie die Daten mit Ihrem Steuerberater

Cloud-Systeme ermöglichen es Ihnen auch, Daten mit anderen zu teilen. Sie müssen die Ordnerstruktur wie oben beschrieben innerhalb des Hauptordners erstellen, der synchronisiert werden soll. Verwenden Sie den Dropbox-Befehl, um den Ordner mit Ihrem Steuerberater zu teilen, der dann Ihre Dateien anzeigen und bearbeiten kann.

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